In unseren Seminaren für Existenzgründer und Jungunternehmer stellt sich immer wieder die Frage nach der Besteuerung von Firmenwagen. Was ist hier die beste Lösung? Fahrtenbuch? – Ist bekanntermaßen nicht immer praktisch zu handhaben und sehr aufwendig. 1 % – Regel? Ist das die beste Lösung, auch wenn ich den PKW kaum privat nutze?
Zunächst mal die Fakten:
Sie sind Firmeninhaber eines Personenunternehmens (Einzelfirma oder Personengesellschaft) und nutzen das betriebliche Fahrzeug für unterschiedliche Zwecke. Wichtig im Rahmen der Buchhaltung ist, dass die auf Privatfahrten entfallenden Kosten des Betriebsfahrzeugs anteilig wieder dem Gewinn hinzuzurechnen.
Klar ist, dass Sie gegenüber Gleichgestellten keinen geldwerten Vorteil unversteuert lassen dürfen. Es gilt, den so genannten Eigenverbrauch gesetzeskonform zu berücksichtigen!
Für die Bemessung dieses Privatanteils enthält das Einkommenssteuergesetz ein grundsätzliches Wahlrecht zwischen pauschaler 1%-Regelung und der Möglichkeit des Einzelnachweises (Fahrtenbuchmethode). Es sollte selbstverständlich sein, dass nach Wahl aber diese eine Methode beibegehalten werden muss und ein Wechsel innerhalb des Wirtschaftsjahres nicht möglich ist.
Die hier gemachten Ausführungen gehen alle davon aus, dass es sich um die Betrachtung von Fahrzeugen handelt, die dem Betriebsvermögen zugeordnet sind und in erster Linie dauerhaft dem Unternehmen dienen sollen. In diesem Fall stellen sämtliche Aufwendungen zunächst in voller Höhe Betriebsausgaben dar und die volle Umsatzsteuer (Vorsteuer) kann in Abzug gebracht werden.
Ihnen als Unternehmer dürfte aber klar sein, dass Privatfahrten den unternehmerischen Gewinn nicht mindern dürfen. Hier würden Sie anderen Unternehmen im Vorteil sein. Daher ist eine sogenannte Nutzungsentschädigung als Betriebseinnahme entgegenzurechnen. Für deren Bewertung kommt entweder die pauschale 1%-Methode oder die Fahrtenbuchmethode in Betracht.
Pauschale 1%- Methode
Beim Pauschalverfahren bemisst sich der Entnahmewert für den Unternehmer-Pkw und der geldwerte Vorteil für das überlassene Firmenfahrzeug für jeden Kalendermonat der Nutzung mit 1% des inländischen Brutto-Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung.
Die tatsächlichen Anschaffungskosten sind dabei (leider) unerheblich. Das heißt demnach, dass auch Gebrauchtfahrzeuge mit dem BLP bei Erstzulassung zu bemessen sind. Was bedeutet das? Gerade kleine Unternehmer zu Beginn ihres Unternehmens sollten besser von der Pauschalregelung Abstand nehmen.
Und so berechnet sich der geldwerte Vorteil bei der 1%-Regel für das Unternehmen anhand eines Beispiels:
Brutto-Listenpreis 50.000,00 Euro, monatlich 1% sind 500,00 Euro
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davon werden 20% auf die Betriebsausgaben ohne Vorsteuerabzug (Steuer und Versicherung) gewinnerhöhend berücksichtigt
- die verbleibenden 80% betreffen die Kosten bei denen Vorsteuerabzug gegeben ist. Hier ist die Umsatzsteuer wieder hinzuzurechnen
- der geldwerte Vorteil/ Eigenverbrauch ist mit 100 Euro (20%) plus 400 Euro (80%) plus 76 Euro (19% USt auf 400 Euro) gewinnerhöhend in der Buchhaltung zu berücksichtigen
- durch den erhöht korrigierten Gewinn werden die Unternehmenssteuern sich entsprechend erhöhen
Nutzt einer Ihrer Mitarbeiter ein betriebliches Fahrzeug, so geht man ähnlich vor. Auch hier müssen monatlich die 500 Euro im Rahmen der Gehaltsabrechnung dem Gehalt hinzugerechnet und der Lohnsteuer und Sozialvericherung unterworfen werden. Es werden keine 500 Euro vom Gehalt abgezogen, sondern “nu” erhöhte Steuern und SV-Abgaben gezahlt.
Sämtliche Fahrzeugkosten sind für Sie als Unternehmer weiterhin in voller Höhe abzugsfähige Betriebsausgaben. Es wird keine zusätzliche Gewinnerhöhung vorgenommen.
Fahrtenbuchmethode
Es bleibt dem Unternehmer unbenommen, die privat gefahrenen Kilometer und die darauf entfallenen Aufwendungen exakt zu ermitteln. Führt er diesen Einzelnachweis, kann er die meist günstigere Fahrtenbuch-Methode beanspruchen. Die verlangt zweierlei Voraussetzungen:
- Die tatsächlichen Aufwendungen für den PKW müssen feststehen, was durch die Buchhaltung sichergestellt ist und
- die betrieblich und privat gefahrenen Strecken und weitere Angaben müssen in einem Fahrtenbuch täglich festgehalten werden sein.
Wichtig ist, dass ein Fahrtenbuch wirklich peinlich genau nund ordentlich geführt wird. Wird das Fahrtenbuch durch das Finanzamt nämlich verworfen, kommt automatisch das Pauschalverfahren zum Ansatz. Nutzen Sie bestehende Vorlagen und Fahrtenbücher, die man im Internet oder Papierwarenhandel zu kaufen gibt. Damit sind Sie rein formell auf der sicheren Seite.
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Nutzt ein Unternehmer das Fahrzeug neben den bisher behandelten “Privatfahrten” auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, darf er maximal die tägliche Pendlerpauschale von 0,30 € je Entfernungskilometer als Betriebsausgabe ansetzten.
Die übersteigenden Aufwendungen sind nicht abziehbare Betriebsausgaben und dem Gewinn hinzuzurechnen. Der tatsächliche Aufwand spielt bei der Anwendung der Pauschalmethode keine Rolle. Er wird typisierend pro Monat mit 0,03 % des Brutto-Listenpreises pro Entfernungskilometer ermittelt.
Fazit: Besteuerung von Firmenwagen – Wer die Wahl hat, hat die Qual.
Welche Methode der Unternehmer wählt bleibt ihm selbst überlassen. An die Fahrtenbuch-Methode werden seitens der Finanzamtverwaltung hohe Anforderungen gestellt. Die 1%-Methode ist bei häufigen Dienstfahrten oftmals ungünstiger, doch mit wesentlich geringerem Aufwand rechtssicher.
Zum Abschluss noch einmal die Kehrseite der Kostenerfassung:
Verwendet der Unternehmer ein privates Fahrzeug für gelegentliche Betriebsfahrten zum Kunden und anderen Anlässen, gehört auch hier nur der betriebliche Kostenanteil zu den Betriebsausgaben. Hier bietet sich jedoch keine Wahlmöglichkeit aus zwei verschiedenen Berechnungsmethoden. Er kann lediglich mit einem Kilometersatz von 0,30 € geschätzt werden.
Notieren Sie auch hier regelmäßig die mit dem Privatfahrzeug zurückgelegten Kilometer nebst Datum und Anlass der betrieblichen Fahrt. Unter Verwendung dieser Aufzeichnung können dann bei der Buchhaltung die fiktiven Kosten aus der Kilometerpauschale berücksichtigt werden.
Welche weiteren Arten von Reisekosten wie Verpflegung und Übernachtungskosten werden wir sicher in einem der nächsten Beiträge näher durchleuchten.
Viel Erfolg bei der unternehmerischen Tätigkeit wünscht Ihnen weiterhin das Team des BIW!
Telefonische Informationen unter: 02871-2395078
