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Nicole Biermann-Wehmeyer

Juristin, Compliance Officer, Digitalisierungsberaterin

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EU Whistleblower Hotline – Umsetzung Deutschland

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EU Whistleblower Hotline

EU Whistleblower Hotline - Nationale Umsetzung

Die neue EU-Whistleblower-Richtlinie musste bis zum 17. Dezember 2021 national umgesetzt werden. Der Zeitplan der Ampel rechnet mit einer Umsetzung mutmaßlich im Frühjahr 2022.

Deutschland ist somit mit der Umsetzung der Richtlinie in Verzug. Es kann mit einem Gesetzgebungsverfahren im ersten Quartal 2022 gerechnet werden.

Somit ist es der ideale Zeitpunkt für die Unternehmen gegeben, die Whistleblower – Richtlinie im Unternehmen umzusetzen.

Es ist ein sicheres Hinweisgebersystem in drei Stufen als Programm für die Umsetzung verpflichtend:

  1. Ein Internes Meldesystem
  2. Die Meldung an die zuständige Behörde
  3. Die Information der Öffentlichkeit
Die Whistleblower Problematik kennt man eher aus der internationalen Presse und einem großen Umfang. Es ist jedoch eine Problematik, die in deutschen Unternehmen angekommen ist.

Ab welcher Unternehmensgröße gilt die Hotline?

Die Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern mussten ab dem 17.12.2021– und Unternehmen von 50 bis 249 Mitarbeitern müssen ab dem 17.12.2023 (Nationalstaaten können Schwelle auf ab 17.12.2021 ab 250 Mitarbeiter anheben) die EU Whistleblower Hotline einführen. Wer ist sonst noch zur Einführung der Hotline verpflichtet?

Welchen Zweck verfolgt die neue Richtlinie?

Bei den Zielen der EU-Whistleblowing-Richtlinie geht es um die Aufdeckung von Verstößen, um Prävention und um Transparenz sowie die Umsetzung des geltenden Rechts.
Es ist wichtig, den Betroffenen effektive, vertrauliche und sichere Meldekanäle anzubieten. Die Anonymität des/der Hinweisgebers/Hinweisgeberin muss gewährleistet werden. Damit wird der Schutz der Hinweisgeber vor Repressalien erreicht. Es muss gewährleistet sein, dass die Nutzer/innen der Hotline nicht haftbar gemacht werden können. Sie dürfen weder nach Zivil-, Straf- oder Verwaltungsrecht haftbar gemacht werden. 

 

EU Whistleblower Hotline für Kommunen und Behörden

Auch Behörden und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohner sind verpflichtet, die Kanäle einzurichten und umzusetzen. Welchen Sinn macht das interne Meldesystem? Der wichtigste Zweck liegt in der Aufdeckung und Unterbindung von Verstößen.

Es sollen Verstöße gegen nationales (optional) und EU-Recht gemeldet werden können. Auch Hinweisgeber (Whistleblower) sollen besser geschützt werden und zur Wahrheit ermutigt werden.

Die Meldekanäle müssen die Möglichkeit der schriftlichen, mündlichen oder persönlichen Form der Meldung ermöglichen

Die Dokumentation erfolgt schriftlich oder als  Tonaufzeichnung. Die Dokumentation muss durch den Zugriff Unbefugter geschützt werden. Die Meldung muss jederzeit möglich und leicht umsetzbar sein.

Möglich ist beispielsweise eine telefonische kostenlose Hotline mit Voicebox und sehr regelmäßigem Abruf der Nachrichten.

Möglichkeit einer physischen Zusammenkunft

Weiterhin muss alternativ eine physische Zusammenkunft ermöglicht werden.

Es ist ein IT geschütztes Hinweisgebersystem mit anonymen verschlüsselten Nachrichten zwischen Hinweisgeber und Ansprechpartner per Hotline (Auch Tag und Nacht) möglich.

Vorsicht bei internen Regelungen – nicht befugte Mitarbeiter (Auch IT) dürfen aus Datenschutzgründen keinen Zugriff haben.

Eine Lösung kann eine externe Nummer bedeuten – Der Anruf wird von dem Ombudsman oder der Voicebox entegegengenommen – Bei der Voicebox ist jedoch keine Eingangsbestätigung möglich. Daher sollte man zusätzlich eine Methode der Bestätigung des Eingangs wählen können. Im Zusammenhang mit der Whistleblower Hotline gibt es zudem eine Diskussion um die Beweislastumkehr bei Kündigungen – Arbeitgeber muss nachweisen, dass Kündigung nicht im Zusammenhang mit der Aufdeckung von Missständen steht

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Vermeidung von Bußgeldern

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG-E, E steht für Entwurf) umfasst vier wesentliche Bereiche: 

1. Persönlicher Anwendungsbereich (§ 1)
2. Sachlicher Anwendungsbereich (§ 2)
3. Interne und externe Meldekanäle (§§ 7 – 30)
4. Schutz des Whistleblowers (§§ 32 – 38)

Zuwiderhandlungen gegen Verpflichtungen aus dem HinSchG stellen weiterhin eine Ordnungswidrigkeit dar. Es können Bußgelder bis zu einer Höhe von 100.000 € veranlagt werden. Um sich präventiv gut aufzustellen, sollten auch kleinere Unternehmen, die Möglichkeit eines wirkungsvollen Hinweisgebersystems geben und sukzessive umsetzen.

 

Datenschutzrechtliche Anforderungen

Bei der Umsetzung der Hotline ist es immens wichtig, dass die datenschutzrechtlichen Vorgaben von der Whistleblower-Gesetzgebung unberührt bleiben. Die Vorschriften der  Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz sowie andere spezialgesetzliche Normen sind auch hier im Umgang mit personenbezogenen Daten einzuhalten. Der Datenschutzbeauftragte kann die Planung zur Umsetzung der Whistelblower-Richtlinie im besten Fall begleiten und unterstützen.
Ob der Referentenentwurf des Bundesministerium für Justiz und Verbaucherschutz im Herbst das parlamentarische Verfahren durchläuft und die Frist bis zum 17. Dezember eingehalten werden kann, bleibt abzuwarten. Genau das allerdings können Unternehmen und Organisationen nicht, denn: Die Bestimmungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sind spätestens ab dem Stichtag rechtlich bindend. Eine Übergangsfrist ist nicht vorgesehen. Wer sich rechtssicher aufstellen möchte, sollte also schnellstens mit der Umsetzung beginnen.

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Wenn Sie Hilfe bei der Umsetzung benötigen rufen Sie uns gerne unter der Nummer 02871-239 507-8 an.

Nicole Biermann-Wehmeyer

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