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Papierloses Büro – Autor Dozent Hendrik Siebenmorgen
Vorteile für ein papierloses Büro
In der letzten Woche haben wir Ihnen einige Vorteile des papierlosen Büros zusammengefasst und herausgestellt, dass besonders in der aktuellen Lage – und dem Trend zu mehr ortsungebundener Arbeit – die Papierlosigkeit immer wichtiger wird. Den ersten Artikel zum Nachlesen findet ihr hier: Papierlosigkeit-Teil.1
1. Einbeziehung aller Mitarbeiter
Nach der Idee, gefolgt von dem Entschluss, dass eigene Büro und Papierwesen zu digitalisieren und damit fit zu machen für eine modernere Arbeitswelt, sollten Sie sich Gedanken machen, wie Sie Ihre Mitarbeiter*innen mit einbeziehen. Denn damit ein Projekt dieserArt gelingen kann, bedarf es der Mitwirkung aller! Helfen kann es dabei, die Vorteile von jedem abzufragen und zu erläutern – den die Startphase wird Mehrarbeit für jeden bedeuten. Danach wird es angenehmer für alle!
2. Ziel und Sinn vor Augen haben
Dabei sollte man sein Ziel nicht aus den Augen verlieren: Die Vereinfachung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Dokumenten! Das ist bei der rasant wachsenden Anzahl von mehr oder weniger hilfreichen Software und App-Anwendungen nicht immer leicht. Hier zählt: Weniger ist häufig mehr! Oder gemäß dem KISS – Prinzip: Keep it short and simple.
3. Vorbildfunktion wahrnehmen
Bei allem positiven Umsetzungswillen sollten Sie wissen, dass Sie von Ihren Mitarbeiter*innen einen erhöhten Aufwand fordern. Dieses wird ihnen nicht immer leicht von der Hand gehen und zu Anfang manchen zusätzlichen Handschlag erfordern. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und halten Sie sich bewusst an die neuen Regeln und Methoden um Ihren Mitarbeiter*innen zu zeigen: Es geht, schauen Sie her!
4. Papierloses Büro: Konsequent sein
Dabei sind Konsequenz und Durchhaltevermögen essentiell! Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, vermeintlichen Konflikten aus dem Weg zu gehen und nicht unbedingt notwendige Übergangslösungen zuzulassen. Damit sich ein neues System etablieren kann, muss es konsequent genutzt werden, ansonsten wird es zumindest bei einem Teil Ihrer Belegschaft nur eine Behelfslösung bleiben. Das gilt es zu vermeiden! Überlegen Sie sich eine Zeitleiste, auf der Sie einen fixen Termin für den kompletten Umstieg auf das neue System festlegen und halten Sie an diesem Termin fest.
5. Perfektionismus ablegen
Neben Ihrem Willen zur Umsetzung des papierlosen Büros und den ergriffenen Maßnahmen sollte jedoch auch nicht zu kurz kommen, dass das Vorhaben Grenzen hat– der Wunsch nach 100% – iger Zielerreichung ist nicht immer realistisch. Perfektionismus führt zu konstanter Unzufriedenheit und das hemmt die Umsetzung des papierlosen Büros.
Bei der Etablierung neuer Systeme, vor allem bei dem Umstellen auf vollständige Papierlosigkeit, ist Kritik ganz normal.
Gehen Sie bei Widerstand in kleinen Schritten und versuchen Sie nicht direkt zu Beginn die perfekte 100%-Lösung zu haben. Jeder Schritt in die richtige Richtung ist ein Erfolg – vor allem bei der Umsetzung des papierlosen Büros.
Fazit
Ihr Büro papierlos werden zu lassen ist ein Mammutprojekt. Aber wie bei allen großen Projekten kommt es nicht darauf an, direkt zu Beginn die perfekte Lösung zu haben, sondern um das Erreichen von einzelnen Meilensteinen.
Der Kern liegt im Tun.
Viel Erfolg bei dem Start – oder frei nach Erich Kästner: „Es gibt nichts Gutes, außer: Man tut es!“
Viel Erfolg und Spaß bei der Umsetzung wünscht Ihnen wie immer das Team des Bildungsinstitut Wirtschaft
-Spaß an der Fortbildung
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