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Nicole Biermann-Wehmeyer

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Social Media Guidelines

Social Media Guidelines

Warum braucht ein Unternehmen Social Media Guidelines?

Es ist enorm, was man in einem Unternehmen alles beachten muss. Gesetze, Verordnungen, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Compliance Vereinbarungen. Benötigt ein Unternehmen dann auch noch Social Media Guidelines?

Ich finde schon. Einmal für die eigenen Mitarbeiter/innnen die Social Media Guidelines und eine Social Media Netiquette Richtlinie für die Besucher der Portale.

Warum benötigen die eigenen Mitarbeiter solche Guidelines? Was kann passieren, wenn Mitarbeiter in den Social Media Portalen zu Diskussionen um Ihren Arbeitgeber Stellung beziehen und sich positionieren.

Ich habe mal einige Punkte aufgelistet:

  • Bei starker Identifikation mit dem Arbeitgeber kann es zu emotionalen Ausbrüchen kommen – Krisenkommunikation sollte jedoch immer sachlich bleiben
  • Es könnten unabsichtlich Geheimnisse des Betriebes Preis gegeben werden
  • Eine sehr positive Darstellungen der Produkte oder Dienstleistungen kann nachteilig sein, da es so wirken kann, als habe man die Mitarbeiter/innen um einen Gefallen gebeten
  • Social Media Guidelines bringen Klarheit
  • Prävention gegen Shitstorms
  • Gemeinsame Diskussion im Unternehmen zur Etablierung der passenden Social Media Guidelines kann motivieren
  • Integration der Social Media Guidelines in die Kommunikationsrichtlinien des Unternehmens zur Prävention
  • Integration in die Compliance Richtlinien, wenn sie bereits vorhanden sind

Die nächste Frage die sich stellt, ist die Frage nach der Einführung der Social Media Guidelines.

Ich erlebe immer wieder in Unternehmen oder Kliniken, dass es bereits ein Regelwerk gibt. Es haben jedoch viele Mitarbeiter/innen keine Kenntnis von den Guidelines.

Hinzu kommt, dass Regeln generell besser eingehalten werden, wenn sie im Team diskutiert wurden und gemeinsam entwickelt wurden.

Interaktive Workshops sind sinnvoll und ebenso die Grundlage einer authentischen Darstellung des Unternehmens in den Social Media Portalen.

Social Media Guidelines
Social Media Guidelines

Wichtige Punkte bei der Einführung von Social Media Guidelines:

  • Social Media Workshops zur  Sensibilisierung
  • Gleichzeitige Information aller Mitarbeiter/innen
  • Nutzen Sie mehrere Quellen: Intranet, Mails, Betriebsversammlungen, Meetings
  • Digitale Form und Hand Out (Einzelabwägung)
  • Nehmen Sie eine positive Zielsetzung der Außendarstellung mit auf
  • Nutzen Sie Videos (Praxisbeispiel Fresenius)

Gestaltung und Evaluation

  • Achten Sie auf eindeutige und leicht verständliche Formulierungen
  • Halten Sie sich zurück mit Fachbegriffen
  • Nennen Sie immer einen verantwortlichen Ansprechpartner/in für Fragen
  • Hemmen Sie nicht die gesamten Social Media Aktivitäten, denn Ihre Mitarbeiter/innen sind wertvolle Botschafter
  • Fordern Sie regelmäßig das Feedback Ihrer Mitarbeiter /innen ein
  • Überprüfen Sie die Guidelines auf deren Aktualität

Konkrete inhaltliche Vorschläge

  • Qualität des Inhalts überprüfen (Auch bei den Bildern)
  • Übersteigerte Emotionen vermeiden
  • Bei Diskussionen die Sachebene nicht verlassen
  • Keine Kraftausdrücke oder andere Entgleisungen
  • Sich als Mitarbeiter/in erkennbar zeigen (wenn generell erlaubt)
  • Trennen Sie klar zwischen Meinungsäußerung und Tatsachenbehauptungen
  • Freie Meinungsäußerung ist erlaubt
  • Unwahre Tatsachenbehauptungen sind strafbar
  • Keine Behauptungen oder Zusagen im Namen des Unternehmens treffen
  • Keine Beleidigungen von Mitarbeitern/innen oder Mitbewerbern
  • Geben Sie keine Firmendaten bekannt (Weder über die Timeline noch über die diversen Nachrichtenfunktionen
  • Halten Sie sich zurück mit Kritik (Besser persönlich)
  • Formulieren Sie deutlich, dass es sich um eigene Erfahrungen handelt
  • Halten Sie sich mit politischen Meinungen zurück
  • Keine Posts/Beiträge aus dem Urlaub auf den Unternehmensseiten (Nur nach Absprache und je nach Branche sinnvoll)
  • Wichtige Kritik, die Mitarbeiter/innen in den Portalen auffällt, bitte unverzüglich an den Social Media Verantwortlichen weitergeben
  • Immer die Empathie für Ihr Gegenüber im Auge behalten (Hemmschwelle sinkt im Internet häufig)
  • Unterstützen Sie Ihr Unternehmen trotz aller Regeln (Mitarbeiter/innen sind wertvolle Botschafter
  • Liken Sie Beiträge Ihres Unternehmens, wenn Sie mögen!
  • Es sollten auch positive Wünsche des Unternehmens an die Mitarbeiter/innen in den Social Media Guidelines nicht fehlen
  • Kurze Reaktionszeiten: Schnelle Reaktion auf Anfragen und Nachrichten
  • Achten Sie auf ein aussagefähiges Impressum und einen Hinweis auf die Datenschutzrichtlinie des Unternehmens

Wissenstransfer im Unternehmen

  • Klare Leitlinie: Wie sieht es aus mit der Nutzung von Social Media Portalen am Arbeitsplatz? Generell? In den Pausen?
  • Interessenabwägung von Kosten und Nutzen der Social Media Portale
  • Auswahl der Portale nach Zielgruppen
  • Regelmäßige Schulungen und Workshops
  • Sensibilisierung für die Themen Urheberrecht, Lizenzrecht, Datenschutzrecht, Wettbewerbsrecht, Persönlichkeitsrecht, Markenrecht
  • Social Media Teams bilden mit folgenden Präferenzen: Altersübergreifend, hierarchieübergreifend, flexibel
  • Evaluation der Kommunikation im Unternehmen
  • Funktionierende Kommunikation zum Social Media Team unternehmensintern
  • Eigene Strategien für Facebook, Instagram, Twitter, YouTube, Xing, LinkedIn usw
  • Positives Unternehmensleitbild und Transport der Botschaft „Spaß an der Arbeit und in der Ausbildung“ des/im Unternehmens

Persönliche Leitlinien

  • Benutzen Sie Ihren eigenen Namen und kein Avatar
  • Unterscheiden Sie zwischen Ihrer Meinung und der Meinung des Unternehmens!
  • Beachten Sie das geltende Recht!
  • Achten Sie die Privatsphäre anderer!
  • Behalten Sie Firmengeheimnisse für sich! Intranet nicht gleich Internet!
  • Korrigieren Sie sich selbst, wenn es erforderlich ist!
  • Formulieren Sie ansonsten grundsätzlich positiv!
  • Kommunizieren Sie als würden Sie demjenigen gegenüber stehen würden! Face to face!
  • Qualität statt Quantität – Ihre Beiträge sollten einen Mehrwert für die Diskussion oder die Portale bieten!
  • Vermeidung von Missverständnissen durch klare Kommunikation!
  • Reagieren Sie zeitnah auf Beiträge aber nicht im Affekt!

Das Bildungsinstitut Wirtschaft bietet Schulungen und Workshops zum Thema Social Media und auch zu den Social Media Guidelines an.

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Nicole Biermann-Wehmeyer ist häufig Rednerin bei Messen und Events.