Papierloses Büro – Autor Dozent Hendrik Siebenmorgen
Vorteile für ein papierloses Büro
Nicht erst im Pandemiejahr hat die Digitalisierung Einzug gehalten, aber die schlagartige Notwendigkeit beispielsweise mobiler Arbeitslösungen haben noch einmal als starker Katalysator gewirkt. Plötzlich ist es notwendig, dass Mitarbeiter auch von Zuhause aus arbeitsfähig sind und Zugriff haben auf verschiedenste Unternehmensdokumente. Dieser Trend ist nicht neu, aber er gewinnt aktuell deutlich an Brisanz. Eine Herangehensweise zur Vereinfachung von dieser Arbeitsabläufe kann das papierlose oder zumindest papierreduzierte Büro bieten. Was sind nun die Vorteile von möglichst wenig Papier?
1. Zugriff auf alles - von jedem Ort
Die Vorteile liegen auf der Hand: der Zugriff ist einfach, ortsunabhängig und von allen nutzbar. Dateien lassen sich durch gute Indizierung leicht durchsuchen, ohne langes Blättern in verschiedenen Ordnern und ebenso leicht untereinander teilen.
2. Kostenersparnis durch weniger Aktenberge
Ebenso bringt es eine enorme Kostenersparnis mit sich. Denn nicht nur spart man durch wenige oder keine Ausdrucke Unmengen an Toner, Papier und Druckerlandschaft, sondern man benötigt ebenso kaum noch Platz für die Lagerung und Aufbewahrung von Dokumenten. Von dem damit einhergehenden Unterhalt (Ausbau, Strom, Reinigung, Wartung) ganz zu schweigen. Vorsicht jedoch, denn auch im digitalen Zeitalter gelten Regelungen wie die GoBD, an die sich Unternehmen halten müssen.
3. Schutz, Umwelt und Gesundheit
Aber auch die Themen Gesundheit und Umweltbewusstsein sind betroffen: Tonerpartikel und Tonerstaub sind Gift für unsere Lungen und die CO2 Einsparungen durch schonen Umgang mit Ressourcen (Papier / Holz) wirken sich ebenso gut auf das Firmenimage aus. Ebenso bringt es eine enorme Kostenersparnis mit sich. Denn man spart durch wenige oder keine Ausdrucke nicht nur Unmengen an Toner, Papier und Druckerlandschaft, sondern man benötigt ebenso kaum noch Platz für die Lagerung und Aufbewahrung von Dokumenten. Von dem damit einhergehenden Unterhalt (Ausbau, Strom, Reinigung, Wartung) ganz zu schweigen. Vorsicht jedoch, denn auch im digitalen Zeitalter gelten Regelungen wie die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), an die sich Unternehmen halten müssen.
4. Sicherheit bei voller Flexibilität
Flexibilität und Sicherheit sind ebenso wichtige Argumente. Denn es kann zwar nun jeder (dafür ausgewählte) Mitarbeiter auch von Zuhause aus problemlos arbeiten – was einen wichtigen Wettbewerbsvorteil ausmacht – aber wer wieviel Zugriff erhalten soll bzw. benötigt lässt sich individuell oder nach Benutzergruppe einstellen. So dass sensible Daten auch über die Distanz sicher bleiben. Ebenso wie auch ein Vollzugriff für Sie als Geschäftsführer möglich ist, um einen direkten Blick in alle Bereiche zu haben.
5. Der einzige Nachteil besteht in der Umsetzung
Auch bei der Umsetzung eines papierloses Büros geht nichts von alleine – oder anders gesagt: vor der Ernte steht die Aussaat.
Die Einführung eines papierloses Büros ist ein Mammutprojekt, welches, damit es gelingt, gut geplant werden muss. Das heißt, viel Zeit, Nerven und auch Geld sind nötig und es ist keine Entwicklung die man, je größer das Unternehmen, übers Knie brechen sollte.
Gleichzeitig erfordert eine solche Umstellung in den Arbeitsabläufen nicht nur eine Menge Disziplin von Ihnen als Führungskraft. Genauso wichtig ist es, dass Ihre Mitarbeiter*innen am gleichen Strang ziehen wie Sie, auch wenn das anfänglich Mehrarbeit bedeutet. Hier ist einige Überzeugungsarbeit gefragt!
Was nun?
Zu den ersten Maßnahmen sollte es gehören, sich einen Überblick über einige Themen zu verschaffen: Dabei geht es vor allem um Punkte wie eine praktikable Ordnerstruktur, in der sich alle Beteiligten gut zurecht finden und auch das Thema Datenschutz. Cloud-Anbieter oder eigene Infrastruktur, Auftragsverarbeitungsvertrag, VPN-Zugänge und Dokumentenscanner sind nur einige der relevanten Schlagwörter.
Resümée
Das papierlose, oder zumindest papierreduzierte, Büro kann viele Vorteile bieten, wenn man es richtig anpackt. Und auch hier – wie in den meisten Bereichen – heißt es: wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit!
Das Beste ist jedoch: die Umsetzung des papierlosen Büros kann auch förderfähig sein! Melden Sie sich diesbezüglich gerne bei uns – wir unterstützen Sie bei Ihrer Umsetzung und bringen Sie dem Ziel des papierlosen Büros in großen Schritten näher!
Mehr dazu in der kommenden Woche – mit unseren 5 Tipps zur Umsetzung eines papierlosen Büros!
Gerne verweisen wir auch auf unsere Webinare zum Thema Mitarbeiterführung.
In unserem E-Learning Portal können Sie ein Training zum Thema Zeitmanagement komplett eigenständig mit einem Abschlusszertifikat durchführen.
