Modul 1: Zeitmanagement im Projekt – Projekte effizient steuern

Zielsetzung des Moduls:
Die Teilnehmer:innen lernen, wie sie Projektzeit realistisch planen, kontrollieren und Engpässe frühzeitig erkennen. Sie reflektieren den eigenen Umgang mit Zeit und lernen Methoden zur Priorisierung und Pufferplanung kennen, um Projektziele termingerecht zu erreichen – auch unter Zeitdruck.

Zielgruppe:
Projektleitende, Teammitglieder und Mitarbeitende, die projektbezogene Aufgaben übernehmen.

Dauer:
1 Tag (alternativ komprimiert auf 0,5 Tag möglich)

Detaillierte Inhalte:

1. Einstieg: Zeitdruck im Projektalltag

• Warum Projekte häufig in Zeitnot geraten

• Selbstcheck: „Wie gehe ich aktuell mit Zeit um?“

• Erwartungen und Herausforderungen der Teilnehmenden sammeln

2. Grundlagen der Zeitplanung im Projekt

• Vom Grobplan zur Feinplanung: Strukturierte Vorgehensweise

• Definition von Meilensteinen und Deadlines

• Realistische Aufwandschätzung (Methoden wie Expertenschätzung, Drei-Punkt-Schätzung)

• Sinnvolle Pufferzeiten einplanen

Praxisübung:
Teilnehmende entwickeln einen Zeitplan für ein fiktives Projekt (wahlweise auch reales Beispiel aus dem Unternehmen).

3. Prioritätenmanagement im Projektalltag

• Priorisierungstechniken: Eisenhower-Matrix, ABC-Analyse

• 80/20-Regel (Pareto-Prinzip): Wenige Aufgaben bringen den größten Fortschritt

• Umgang mit „Störungen“ und ungeplanten Aufgaben

Praxisübung:
Analyse eigener Aufgaben: Was ist dringend? Was ist wichtig?

4. Eigene Zeit im Griff behalten

• Zeitmanagement für Projektleiter:innen: Delegieren, Abstimmen, Meetings effizient führen

• Tools zur Selbstorganisation: Timeboxing, Pomodoro-Technik

• Digitale Tools: Übersicht über Projektplanungs- und Zeiterfassungstools (Asana, MS Project, Trello, Toggl)

5. Zeitfresser erkennen und eliminieren

• Typische Zeitfresser im Projektumfeld

• Methoden zur Selbstreflexion und kontinuierlichen Verbesserung

Abschluss & Transfer:

• Erarbeitung individueller Maßnahmen zur Optimierung des eigenen Zeitmanagements

• Austausch: „Mein wichtigster persönlicher Lernpunkt“

Modul 2: Kommunikation & Konfliktlösung im Projektteam

Zielsetzung des Moduls:
Die Teilnehmenden erkennen, wie zentrale Kommunikation für den Projekterfolg ist, lernen wirkungsvolle Kommunikationswege und Formate kennen und erfahren, wie Konflikte im Projektumfeld konstruktiv gelöst werden können. Sie entwickeln konkrete Ansätze, um die Kommunikation in eigenen Projekten aktiv zu gestalten.

Zielgruppe:
Projektleitende, Teammitglieder, Führungskräfte, die Projekte begleiten.

Dauer:
1 Tag (alternativ auf 0,5 Tag kürzbar)

Detaillierte Inhalte:

1. Einstieg: Kommunikation als Erfolgsfaktor im Projekt

• Herausforderungen in der Projektkommunikation

• Projektkommunikation vs. Linienkommunikation

• Selbstcheck: Kommunikationsstil und -gewohnheiten

2. Grundlagen wirksamer Projektkommunikation

• Kommunikationsstruktur im Projekt definieren (Kommunikationsmatrix)

• Klare Verantwortlichkeiten: Wer informiert wen, wann und wie?

• Wahl des passenden Formats: E-Mail, Statusmeeting, Messenger-Tools etc.

Praxisübung:
Erstellung einer Kommunikationsmatrix für ein Beispielprojekt

3. Konfliktpotenziale im Projekt frühzeitig erkennen

• Ursachen für Konflikte in Projekten (Ziele, Ressourcen, Rollen)

• Dynamiken von Konflikten verstehen: Eskalationsstufen

4. Konfliktmanagement-Methoden

• Deeskalierende Kommunikationstechniken

• Feedback geben und annehmen (u.a. „Ich-Botschaften“)

• Konfliktgespräche moderieren: Strukturierter Gesprächsleitfaden

Praxisübung:
Rollenspiel: Simulation eines Konfliktgesprächs im Projektteam

5. Prävention: Vertrauensvolle Projektkultur aufbauen

• Vertrauen als Basis für offene Kommunikation

• Teamvereinbarungen und Kommunikationscharta entwickeln

Praxisübung:
Entwicklung einer eigenen Team-Kommunikationsvereinbarung

Abschluss & Transfer:

• Reflexion: „Welche konkreten Kommunikationsmaßnahmen nehme ich mit?“

• Erarbeitung persönlicher Handlungsschritte zur Verbesserung der Projektkommunikation

Methodik beider Module:

• Impulsvorträge zur Einführung in Themenfelder

• Gruppenarbeiten und Praxisübungen zur direkten Anwendung des Gelernten

• Erfahrungsaustausch zwischen den Teilnehmenden

• Checklisten und Vorlagen zur direkten Übertragung in den Projektalltag

• Fallbeispiele aus der Praxis, gerne auch aus dem Unternehmen der Teilnehmenden

• Rollenspiele und Simulationen für mehr Sicherheit in der Kommunikation und Konfliktbewältigung

Seminarinhalt: Erfolgreiches Projektmanagement – Zeit, Kommunikation, Konflikte & Methoden

1. Projektmethoden & Strukturen

• Überblick: Klassisches vs. agiles Projektmanagement

• Projektstrukturen verstehen: Phasen, Rollen, Verantwortlichkeiten

• Hybride Ansätze im Projektalltag

• Projektstrukturplan und Kommunikationsmatrix erstellen

2. Zeitmanagement im Projekt

• Herausforderungen der Projektzeitplanung

• Aufwandsschätzung, Meilensteine und Pufferzeiten

• Prioritäten setzen: Eisenhower-Prinzip, 80/20-Regel

• Zeitfresser erkennen und vermeiden

• Tools zur Selbstorganisation und Projektsteuerung (Timeboxing, Kanban, digitale Tools)

3. Kommunikation im Projektteam

• Kommunikationsstrukturen festlegen

• Effiziente Meetings & Statusberichte

• Rollen und Verantwortlichkeiten klären

• Typische Kommunikationsfehler vermeiden

4. Konfliktmanagement im Projekt

• Ursachen und Dynamiken von Konflikten im Projektkontext

• Frühwarnsignale erkennen

• Konfliktgespräche strukturiert führen

• Deeskalationstechniken & Feedbackmethoden

• Entwicklung gemeinsamer Teamregeln zur Konfliktprävention

5. Praxis & Transfer

• Arbeit an Praxisbeispielen und eigenen Projekten

• Leitfaden Konfliktgespräch im Projektteam

• Erstellung individueller Maßnahmenpläne zur direkten Umsetzung